HR-процессы в компании. Как автоматизация HR-процессов экономит ваше время Обучение и развитие персонала

Говоря про HR в компании, каждый представляет себе что-то свое: отдел кадров старой закалки, милую барышню в офисе, страшного рекрутера, заваливающего вопросами. А литература за громоздкими определениями не дает понимания, что же на самом деле кроется за понятием «служба управления персоналом» и как это можно использовать простому смертному. Все эти «разработки стандартов работы персонала» и «ассессмент-центры» навевают тоску и запутывают, а в действительности нужны далеко не всем.

Потенциальные проблемы

На ранних стадиях развития компании HR-функции выполняют сами основатели. Они лучше кого-либо знают, кого нанимать, в каком направлении развиваться для достижения целей. А сотрудников настолько мало, что всем можно уделить внимание. Всё - как на ладони, и часто сотрудники и основатели дружат семьями. Сложности начинаются тогда, когда компания растет быстро, и у основателей и менеджеров не хватает времени на то, чтобы уделить внимание и разобраться во всех деталей процесса.

Примерный список ситуаций, которые наглядно демонстрируют проблемы, выглядит следующим образом:

Кадровый учет. Нет возможности связаться с заболевшим сотрудником, потому что его телефон не отвечает, а никто не сообразил взять дополнительные телефоны для экстренной связи.

Адаптация. Сотрудник уже второй день не выходит на работу «из-за атмосферы в коллективе» или обманутых ожиданий, ведь он ждал, что «у вас тут вообще-то серьезная компания».

Развитие, оценка деятельности. Увольнение из-за того, что сотрудник решил, что его не ценят, а его работа - не важна для компании.

Система вознаграждения. Сотрудник просит повышения, а руководитель не может оценить, насколько эффективна деятельность сотрудника.

Оценка производительности. Руководитель понимает, что его сотрудник не идеален, но не знает, нужно ли и пора ли искать замену.

С этими и подобными проблемами сталкивается множество компаний, которые быстро растут.

HR-процессы и инструменты

Для того чтобы избежать основных ошибок в работе с людьми, нужно использовать несколько основных HR-процессов и инструментов:

Нанимать лучших сотрудников, которые подходят для конкретного коллектива, обладают нужными знаниями и исповедуют схожие ценности.

Помогать новому сотруднику адаптироваться, вовлекать его в жизнь компании с первых дней работы в компании. А также не забываем о кадровом учете.

Сопровождать процесс прохождения испытательного срока.

Разработать критерии оценки качества работы и понятную схему компенсаций, штрафов и поощрений.

Объяснять, как работает социальный пакет: как и на сколько можно сходить в отпуск, как оплачиваются «больничные», какие бонусы дает компания (например, абонемент в спортзал, профильные курсы) и т.д.

Поддерживать регулярную обратную связь между сотрудниками и руководителем, озвучивать планы персонального развития и процесса обучения.

Проводить корпоративы. Ну а куда без них?! :)

Естественно, на начальных этапах жизни компании нужны далеко не все эти процессы, но когда штат компании достигает 25-30 человек, то от них (от процессов) уже никуда не денешься. Для компании, в которой работает 30+ человек, желательно, чтобы всё это было описано и четко выполнялось.

В зависимости от подхода основателей и стиля управления, некоторые пункты могут быть простой формальностью или, наоборот, обрастать бюрократией.

Например, в компании может не быть испытательного срока, но для получения отпуска нужно получить письменное разрешение от пяти человек. Тут самое главное не качество процесса, а то, чтобы сотрудник знал, что все «правила игры» определены и зафиксированы. Тогда он понимает, по каким критериям его оценивают, видит ориентиры для собственного развития, получает регулярную обратную связь и точно знает, на что ему рассчитывать.

Выполнение этих простых пунктов снимает огромное количество внутренних тревог и забот, экономит время на административные формальности и позволяет сосредоточиться на решении бизнес-задач.

Как всё это организовать

Тут рецепт прост - начинать делать. К сожалению, ни один, даже самый талантливый HR-специалист, не сможет это сделать самостоятельно, не имея знаний о бизнесе и не получая поддержки от менеджеров. В лучшем случае, хороший и опытный HR-менеджер может подсказать, какие инструменты нужно использовать конкретно для ваших целей.

Самый верный способ наладить HR-процесс, который подойдет конкретно вашей компании - это заложить основу самостоятельно. Некоторое время поддерживать и развивать, а потом нанять HR-специалиста, который, в первую очередь, разгрузит вас и менеджеров от «текучки», а в перспективе сможет привнести что-то новое.

Собственно, правильный ответ на вопрос: «Когда компании нужен HR?» - «Всегда!»

HR - это набор процессов, которые, при правильном использовании, дают запас для роста и позволяют избежать ситуаций, когда лучшие люди уходят, и развитие тормозится. Важность HR не такая очевидная, как, например, маркетинга или продаж, но не нужно забывать, что HR - это про людей, а они - самое ценное, что есть в любой компании.

В законодательстве сферы трудовых отношений прослеживается устойчивый тренд к цифровизации. В частности, рассматривается перевод кадровых документов в электронный вид.

Решение «HR-процессы» позволяет перевести кадровый документооборот в электронный вид, сохраняя при этом возможность работы с бумажными документами. Решение встраивается в текущие процессы предприятия и становится удобным инструментом для управления персоналом.

Компании могут выбрать наиболее подходящий для себя подход:

• классическая автоматизация бизнес-процессов. Позволяет ускорить бизнес-процессы организации, при этом кадровые документы хранятся в традиционном бумажном виде;
• частичный перевод документов в электронный вид. В бумажном виде сохраняются только трудовые договоры, остальные кадровые документы становятся электронными;
• полностью цифровое взаимодействие. Все кадровые документы создаются и хранятся в электронном виде.

Описание решения

Решение поддерживает работу как с бумажными, так и с электронными документами на всех этапах.

Рассмотрение кандидатов. Сотрудник отдела кадров может легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее результат.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.

Переводы и увольнения сотрудников. Работник самостоятельно инициирует процессы с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Оболожка модуля «HR-процессы»

Кадровые заявления. Сотрудники могут быстро оформить или перенести отпуск. Кроме того, можно настроить работу и с другими типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.

Юридически значимое ознакомление. Специалисты кадровой службы могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу с проставлением электронной подписи сотрудников.

Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.

Бизнес-эффект

Решение повышает эффективность работы с персоналом и приводит к результатам:

• для руководителя организации: компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов;
• для директора по персоналу: HR-процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
• для специалистов кадровых служб: снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, а также ускоряется поиск кадровых документов по работнику.

Автоматизированные HR системы (или HRIS), представленные на российском и мировом рынке, можно классифицировать на три большие группы в зависимости от объекта автоматизации и задач, которые система должна решить.

Группа 1.

Продукты для автоматизации стандартизированных, регламентированных законодательством процессов – кадрового делопроизводства и расчета заработных плат (payroll)

Самыми надежными решениями в этом случае являются крупные ERP системы отечественного или западного производства, которые обеспечивают нужные обновления систем клиента централизованно и регулярно для обеспечения соответствия нормам трудового законодательства РФ. Немаловажным фактором является также то, что данные процессы находятся в тесной связке с финансовой и бухгалтерской функциями, и зачастую для автоматизации этих процессов выбирается тот продукт, который уже используется сотрудниками финансово-экономической службы компании.
Крупнейшим игроком на отечественном рынке является компания 1 С.

Практически невозможно представить себе российскую компанию (в независимости от ее размера и сегмента рынка), которая уже не автоматизировала или не находится в процессе автоматизации этих кадровых функций, как сложно себе представить современного бухгалтера в нарукавниках, вооруженного счетами и ведущего гроссбухи от руки.

Группа 2.

Решения для автоматизации процессов Talent Management (ТМ, Управления талантами)

Очень большая группа HR функций, которая включает в себя процессы, обеспечивающие весь жизненный цикл сотрудника в компании. Начиная с привлечения, найма и адаптации, через регулярную постановку целей, оценку по результатам и компетенциям, планирование карьеры и преемственности, обучение и развитие сотрудников, и т.д. Ключевыми отличиями этих процессов от первой группы являются следующие факторы:

• Процессы управления талантами могут (и я бы сказала, должны!) различаться от компании к компании. Зачастую, именно они отличают привлекательного работодателя от компаний, в которых вовлеченность сотрудников оставляет желать лучшего.


• В эти процессы напрямую и регулярно вовлекаются не только специалисты HR службы, но и сотрудники и руководители компании, у которых в каждом процессе есть свой объем задач для реализации.


• Процессы ТМ каждой компании достаточно часто пересматриваются и подстраиваются под изменения бизнес-среды – меняются типы используемых целей, меняются требования к сотрудникам с точки зрения их знаний и навыков, вносятся изменения в программы обучения и развития и т.д. Процессы этой группы не могут быть «высечены в скрижалях», если такое происходит, они отмирают и доверие к HR службе со стороны работников и менеджмента катастрофически снижается.

Соответственно, программные продукты для таких решений должны быть легко настраиваемыми (без излишнего привлечения IT специалистов), обладать богатой функциональностью и дружелюбным интерфейсом, чтобы сотрудникам и руководителям было не сложно, но приятно выполнять в ней свои задачи. Большинство из современных систем этого класса содержат в себе элементы коммуникации, то есть некие аналоги внутрикорпоративных социальных сетей. Многолетними лидерами в этом сегменте решений (по результатам исследований Gartner Magic Quadrant) регулярно становятся продукты западных компаний, но есть и импортозамещающие решения, например, .

Можно ли сейчас обойтись без автоматизации подбора, управления эффективностью, кадрового резерва и прочего? Теоретически да, но на практике, как только процесс «вызревает» на бумаге, то есть сотрудники и руководители регулярно начинают производить нужное количество требуемых от них по процедуре документов – планов, отчетов, промежуточных оценок и так далее, необходимость автоматизированной системы для хранения и анализа информации становится витальной. Особенно это характерно для крупных и географически распределенных структур.

Зачастую, доказать эффективность автоматизации HR процесса представляется крайне затруднительным. Есть давно известные цифры, которыми оперируют не только в HR сфере – затраты на реализацию существующего в компании процесса при переводе его в автоматизированный режим сокращаются на 48-52%. Это понятная топ-менеджменту цифра. Беда в том, что в большинстве российских организаций процессы TM еще не «созрели» до того, чтобы ощутить всю прелесть их автоматизации. Более того, большинство проектов по внедрению, которые мы реализуем для наших клиентов, являются комплексными – мы фактически внедряем новый, до этого не существовавший в компании, процесс - и сразу на автоматизированной платформе. То есть в отличие от западных компаний, которые поступательно проходили этапы развития ТМ процессов в течение последних 30 лет, мы вынуждены совершать «гиперпространственный переход» на новый этап развития. Это влечет определённые сложности в ходе реализации проектов.

На текущий момент самыми «легко поддающимися» автоматизации процессами на отечественном рынке являются привлечение и подбор персонала, управление эффективностью деятельности и обучение и развитие (в том числе организация работы корпоративных университетов). То есть наш восьмилетний опыт внедрения HRIS демонстрирует, что именно эти процессы в подавляющем большинстве крупных и средних российских компаний являются максимально зрелыми и готовыми для оптимизации. Самыми сложными для автоматизации процессами на рынке являются управление требованиями к должностям и группам должностей, управление карьерой и преемственностью, управление компенсациями и льготами.

Группа 3.

Решения для автоматизации HR инструментов

Очень часто в категорию автоматизированных систем для управления персоналом попадают (с точки зрения заказчика) инструменты для решения тех или иных точечных HR задач. Например, проведение тестирования способностей, или заполнение опросников, позволяющих дистанционно формировать профиль личности сотрудника или кандидата. Или еще один пример – инструмент для проведения видео-интервью при подборе персонала. Или проведение различных опросов (вовлеченности, удовлетворенности, exit-polls и др.), реализуемых на специальной он-лайн платформе. В этой категории представлено большое количество как зарубежных, так и российских продуктов, которые различаются по функциональности, надежности, удобству и цене, так что практически каждый клиент может найти то, что необходимо именно ему.

Чем глобально отличается автоматизация HR в России и за рубежом?

Регулярно общаясь с нашими зарубежными партнёрами, посещая конференции и организуя референс-визиты своих российских клиентов в ведущие западные компании, я сделала для себя следующие выводы:

• В России, в отличие от Запада, очень сильна тенденция минимизировать риски за счет автоматизации всех трех групп процессов на одной платформе. Мы боимся «лоскутной» автоматизации и необходимости интегрировать между сбой решения из различных сегментов. Здравый, на первый взгляд, подход зачастую приводит к тому, что гибкие, подверженные изменениям, «живые» процессы управления талантами погибают, оказавшись зашитыми в программируемую (а не настраиваемую) систему. Либо, для того, чтобы поддерживать их в жизнеспособном состоянии приходится тратить огромные бюджеты и трудоресурсы, которые не представляются топ-менеджменту оправданными. На Западе под каждую задачу выбирают именно тот инструмент, который для нее наиболее подходит, и ключевой задачей программистов является организация интеграции этих решений в продукт, который для руководителя и сотрудника представляется единым.


• Также для нас очень характерно усложнение контента, который мы закладываем в систему. Наши процессы, каталоги, компетенции, требования, роли, алгоритмы зачастую в разы сложнее, чем даже в самых диверсифицированных и крупных мировых компаниях. Мы все стараемся зашить в формулы, стремясь в какой-то мере подменить решения руководителя расчётом автоматизированной системы. Например, в большинстве западных компаний, примеры которых я видела, такой показатель как «риск ухода сотрудника» проставляется одним кликом в системе, и делает это непосредственный руководитель этого сотрудника, основываясь на своем личном мнении. Я еще не встретила ни одной российской компании, которая бы сразу вот так доверила такое сложное решение руководителю, везде меня просили продумать формулу расчета риска ухода с учетом максимально возможного количества факторов.

При этом я могу констатировать, что потребность и готовность реализовывать проекты по автоматизации HRфункций растет в нашей стране в геометрической прогрессии. Конечно, флагманами этого процесса становятся крупнейшие компании, у которых, с одной стороны, есть опыт автоматизации других ключевых бизнес-процессов (производства, финансов, логистики и т.д.), с другой – они уже давно начали процесс выстраивания HR в соответствии с лучшими мировыми практиками. Зачастую, заказчиками таких проектов становятся первые лица компаний, которые осознают, что именно люди – основной капитал их бизнеса. Возможно именно такая поддержка на высшем уровне, а также самоотверженная работа российских проектных команд, позволяет проектам, реализуемым на территории нашей страны, регулярно отмечаться крупнейшими мировыми производителями HR систем, как самые масштабные и успешные проекты в мире.

Статья отредактирована и подготовлена на основе обзора Татьяны Шаршун

Внедрение технологий трансформирует функционал и структуру HR-отделов, внутри HR-функционала появляются новые профессии, востребованность которых на рынке будет расти. Ярослав Третьяков, операционный директор Skillaz, рассказывает о профессионалах, без которых вскоре не обойдется ни один крупный работодатель, - менеджерах по автоматизации HR-процессов. Они уже сейчас есть в самых инновационных компаниях, которые рационально считают эффективность траты каждого рубля.

Ярослав Третьяков, операционный директор Skillaz

Зачем рынку такая профессия

Сегодня всё больше компаний переводят рекрутмент на алгоритмы и автоматизируют повторяющиеся рутинные HR-операции. Причин для этого три:

• ускорение подбора;
• возможность контроля за укомплектованностью штата;
• получение прозрачных измеримых результатов работы HR-специалистов.

Технологиям доверяют множество разных задач: ранжирование откликов и резюме, общение с кандидатами и их анализ, назначение интервью и запись собеседований в видеоформате.

К нам в Skillaz приходят крупнейшие игроки в своих отраслях, чтобы комплексно заняться автоматизацией подбора. Многие из них начинают автоматизировать процессы с нуля, а кто-то интегрирует систему с уже используемыми решениями. Но в любом случае, чтобы роботизация была безболезненной для компании и быстро показала свою эффективность, нужен человек, который будет всё это контролировать.

В больших компаниях внедрением HR-автоматизации занимается отдельный специалист или даже целая команда, куда входят сотрудники HR и IT-департаментов.

Из чего складывается работа

Главная задача такого специалиста - усовершенствовать HR-процессы в компании, сделать их современнее, но при этом менее затратными по времени и более удобными для всех. Для этого он внедряет технологические решения и параллельно оптимизирует бизнес-процессы в компании.

Первый шаг - упорядочение и унифицирование HR-процессов, сведение их к удобной, единой, пошаговой системе. Доверить алгоритмам можно только то, что уже разложено по полочкам и систематизировано, автоматизировать хаос не получится. Это особенно актуально для крупных компаний со множеством территориальных подразделений, где часто подбор ведется разрозненно. Именно поэтому менеджер по автоматизации HR-процессов - больше HR, чем чистый «технарь». Он должен отлично знать всю «кухню» изнутри и в то же время обладать аналитическим складом ума, чтобы понимать, как эти процессы систематизировать и оптимизировать.

Второй шаг - аналитика и составление плана автоматизации. Если мы говорим об автоматизации подбора персонала, то для этого специалист анализирует воронку рекрутинга на всех этапах, собирает статистику и выявляет слабые места: откуда и в каком количестве приходят кандидаты, на что рекрутеры тратят больше всего времени, сколько стоит подбор одного сотрудника. Этот исследовательский этап необходим для понимания, какие процессы можно автоматизировать и какое решение для этого подойдет.

Третий шаг - выбор сервиса, соответствующего потребностям бизнеса, и его интеграция с ИТ-инфраструктурой компании. Для этого специалист должен хорошо знать или уметь находить информацию, какие ИТ-решения для автоматизации необходимых процессов есть на рынке, в чем их сильные и слабые стороны.

Если обобщить, то выбор подходящего продукта сводится к ответу на три ключевых вопроса:

1. Какие показатели HR-процессов мы хотим улучшить?
2. Какие у продукта возможности?
3. Сколько это будет нам стоить?

Иногда существующие на рынке решения не совсем подходят или их функционала недостаточно, поэтому требуется создание инструментов «под ключ» либо доработка сервиса под специфические задачи. В таком случае специалист по автоматизации должен выступить как проджект-менеджер: составить четкое техзадание на разработку или доработку сервиса, собрать техническую команду исполнителей (если это будет решение с нуля) и контролировать все этапы разработки. А для этого нужно обладать необходимым набором техническим знаний.

Четвертый шаг - этап внедрения и тестирования, когда менеджеру нужно скоординировать работу внутренних ИТ-специалистов компании и подрядчика, выявить все несовершенства, нестыковки и обеспечить их доработку.

Думаете, на этом работа менеджера по автоматизации завершается - проект запущен, и ему пора искать новое место работы? Как бы не так. Внедрение диджитал-инструментов - лишь начало. После начинается самый важный и сложный этап операционной поддержки процесса, от которого по большей части и зависит успех всего проекта. Именно сейчас от менеджера потребуется проявить максимум своих профессиональных компетенций. Чтобы новые инструменты работали на развитие компании, потребуется постоянный анализ эффективности, отслеживание статистических показателей и конверсий и, если нужно, доработка решений. Только так можно будет непрерывно повышать качество результатов.

Основные требования к профессионалам

Допустим, вы присматриваетесь к профессии менеджера по автоматизации HR-процессов как к своему возможному профилю. Как понять, какие навыки и знания нужно «прокачать»?

Вот что должен уметь профессионал уже сейчас.

1. Отлично понимать ключевые HR-процессы. Специалист должен знать специфику подбора в компании и отрасли в целом, быть знакомым с основными метриками эффективности работы рекрутеров и уметь анализировать полученную статистику.

2. Обладать цифровой грамотностью. Вам необязательно быть программистом, но без определенных знаний в области анализа данных, понимания принципов работы и принятия решения алгоритмами - никуда. Без этого будет сложно объяснить ценность технологических HR-сервисов сотрудникам и руководству компании. Сейчас много возможностей изучить азы даже для людей без базового технического образования.

3. Разбираться в теме автоматизации. Одно из важнейших качеств менеджера по автоматизации - знание функционала актуальных сервисов и отслеживание новых. Хорошо, если вы близко знакомы не только с российским, но и международным рынком HR-tech.

4. Мыслить системно. Нужно обладать аналитическим складом ума и в то же время уметь видеть «картинку» в целом, понимать, зачем это всё нужно бизнесу, как влияет на основные бизнес-показатели. Способность видеть, как все элементы процесса соединяются и влияют друг на друга, помогает принимать взвешенные и правильные решения, а также «продать» свои идеи топ-менеджменту.

5. Уметь управлять проектом и продуктом. Прекрасно, если у вас в прошлом есть успешный опыт построения клиентских путей, проведения A/B-тестов, использования техник customer development и дизайн-мышления, а также опыт, связанный с автоматизацией процессов или реорганизацией работы подразделений, где требовалось координировать и контролировать многих людей. Это может быть централизация кадрового документооборота, внедрение HRM-систем, эксперименты с чат-ботами и новыми форматами корпоративного обучения.

6. Знать профильное законодательство. В первую очередь это касается законодательства по охране персональных данных, с которыми постоянно работают рекрутеры. При выборе провайдера услуг важно обращать внимание на их соответствие нормам регуляторов, так как пробелы в информационной безопасности могут стоить компании репутации и денег.

7. Не бояться рисковать. Любое принятие решений включает в себя распознавание возможностей, умение управлять рисками и при необходимости отказываться от инструментов, которые не работают. Будущее за экспериментаторами, которые не боятся изменений, внедряют в работу новые технологии и отказываются от них в пользу других, ставя во главу угла управление продуктивностью.

Перспективы профессии

Сейчас на рынке вакансий менеджеров по автоматизации HR-процессов не так уж много. Профессионалов тоже мало. Чаще автоматизацию указывают в вакансиях как одно из направлений функционала HR-менеджера. В некоторых компаниях процесс внедрения новых технологий и вовсе ложится на плечи только ИТ-специалистов, а не HR-службы, которая принимает участие опосредованно.

Однако роботизация процессов перестает быть прерогативой крупных холдингов и постепенно становится нормой и для среднего бизнеса. По данным сайт, каждая десятая компания на российском рынке так или иначе использует технологии искусственного интеллекта, которые ускоряют процесс поиска новых сотрудников и оптимизируют бюджет на подбор. С каждым годом их число будет только расти, а значит, увеличится и потребность в компетентных специалистах с междисциплинарным опытом, которых будут искать не только среди HR, но и в сфере ИТ. Учитывая фокус рынка на развитие автоматизации, уже сегодня HR-специалистам следует задуматься о развитии недостающих навыков, чтобы быть востребованным завтра.

Кстати, научиться правильно формулировать бизнес-требования, ставить задачи подрядчику, составлять техзадание и выбирать инструменты для HR-автоматизации можно будет на бизнес-игре «Сделаем рекрутмент снова великим» во время саммита . Приходите!

HeadHunter, лидер интернет-рекрутмента России, Украины, Казахстана, Беларуси и Азербайджана, решил выяснить, какие данные на регулярной основе собирают и анализируют HR-департаменты российских компаний, а также насколько у них автоматизированы процессы работы с сотрудниками.

Исследование строится на основе онлайн-опроса, проведенного HeadHunter среди 310 представителей компаний в августе 2015 года.

Как выяснилось, на регулярной основе HR-специалисты собирают данные об источниках, сроках, качестве и количестве подбираемых кандидатов (воронка подбора, 60%), длительности работы в компании (59%), эффективности сотрудников и выполнении KPI (58%).

Каждый респондент заявил, что его компания на регулярной основе отслеживает соответствие компенсационного пакета сотрудников рынку. 38% HR-специалистов регулярно оценивают персонала. Интересно, что около 9% опрошенных HR-специалистов не занимаются сбором статистики на постоянной основе.

Как показало исследование, в большинстве компаний автоматизированы процессы кадрового учета и администрирования персонала (74%), еще в трети компаний автоматизирован (33%), в 27% автоматизированы компенсации и льготы, а в 23% — HR-аналитика.

В каждой пятой компании автоматизированы (21%) и оценка/ /обучение, а также – развитие персонала (21%). В 15% компаний все HR-процессы обрабатываются вручную.

Заметим, что крупные компании чаще стараются освобождать себя от ручного труда, автоматизируя HR-процессы, в сравнении с небольшими по численности

Каким должен быть идеальный автоматизированный процесс в HR?

Такой открытый вопрос мы задали HR-специалистам. В результате выяснилось, что подобный процесс обладает следующими ключевыми особенностями:

• Автономность
• Эффективность
• Сокращение времени на решение задач
• Мобильность (доступность из любой точки и с любого устройства)
• Универсальность и консолидирующие функции (включающий в себя все HR-процессы, имеющий единую базу данных)
• Доступность (для всех сотрудников)
• Удобство использования
• Прозрачность
• Стабильность работы
• Оперативность (выгрузка любого отчета в готовом виде за считанные секунды)
• Гибкость (гибкая настройка выгрузки в соответствии с нуждами пользователя)

Примеры ответов респондентов

— Автоматизированная обработка поступающих резюме. Обработка выполнения KPI и составление профилей должности с планом развития

— Автоматический пересмотр заработной платы (несколько этапов: загрузка матрицы по пересмотру и референтных заработных плат, затем предложение % пересмотра зарплаты сотруднику, согласование менеджером и подтверждение со стороны HR)

— Автоматическое добавление резюме в базу. Отражение всех коммуникаций с кандидатом. Рассылка писем, смс сообщений кандидатам и заказчикам. Создание резюме по форме КА для заказчика

— База данных, пополняемая из различных источников, возможность формирования различных отчётов, возможность проведения тестирования сотрудников компании и кандидатов и т. п.

— Вся HR-деятельность должна быть автоматизирована одним инструментом, где уживается подбор, адаптация, планирование обучения и т.п. на примере: резюме сохранено в базе, в системе назначается собеседование и согласуется время с другими участниками. Здесь же вносятся результаты собеседования по портрету должности, совмещаются мнение нескольких экспертов, выносится решение – «человек принят», далее на основании плана адаптации отслеживается самим сотрудником свой прогресс в должности, проходит welcome -тренинг, например, после адаптации подключается инструмент ИПР, оценки персонала с настраиваемым персонализированным ролевым доступом, через личный кабинет сотрудник может посмотреть свой прогресс, отметить свои успехи, запланировать обучение и т.п., при увольнении заносится информация по результатам выходного интервью. Таким образом, мониторинг информации и выкладки в цифрах становятся доступны всем участникам процесса.

— Единая HR ERP-система, интегрированная со штатным расписанием, где есть возможность открывать заявку на подбор с согласованием вышестоящего руководителя и сверкой с HR . В системе может быть возможность вести базу данных кандидатов. Далее при приеме конкретного кандидата его переводят в статус сотрудника с заведением личного дела. И в личном деле можно было бы вести и отражать все HR-процессы (адаптация, обучение и т.д.)

— Должен: 1. Включать все H R-процессы. 2. Уметь выгружать любой отчет. Желательно иметь возможность формировать поля отчета. 3. Быть доступной для всех сотрудников компании. 4. Повышать вовлеченность сотрудников (коммуникации, чаты, задачи, опросы и т.д.).

— Должна быть возможность конструировать аналитические отчеты по любым параметрам, при подборе персонала получать информацию из всех возможных на сегодняшний день источников и сопоставлять ее.

— Допустим, если это подбор персонала, то все приходящие резюме должны синхронизироваться с 1:С, что дает возможность автоматизировано выгружать данные по тому кандидату, который будет приниматься в компанию.

— Единая база данных на всех этапах и участках работы с персоналом, позволяющая отображать актуальную картину и выдавать аналитики по любому критерию, возможность мгновенного формирования отчетов.

— Идеальный автоматизированный процесс при проведении приказа на увольнении — этот клик формирует и размещает во всех источниках вакансию/автоматически отбирает кандидатов, проводя , психологическое тестирование и тест на полиграфе, и в ту секунду, когда приказ на увольнение провелся система выдает несколько кандидатов идеально подходящих на данную освобождающуюся вакансию.

— Интеграция в систему кадрового учета ключевых показателей эффективности сотрудников и аналитика этих показателей.

— Карта кандидата — видеть весь цикл: найм, дата прохождения стажировки, дата тренингов с оценками, дата аттестации с результатом, показатели эффективности за каждый месяц. Карта подразделения — данные сотрудников, показатели, флаги, если показатели не выполняется, текучесть, флаги, если текучесть превышает среднюю по компании или отрасли, средний срок закрытия вакансии в подразделении. Карта компании — макровзгляд.

— Оптимизация ручного труда при работе с массивом данных, обработка и расчет каких-либо показателей в программе, электронный документооборот.

— При приеме на работу кандидат проходит блок входных тестов на соответствие — этот процесс автоматизированный, но стоит очень дорого. При этом снижаются риски принять в компанию психически больного человека или наркотически зависимого и т.д.

— Указываешь ФИО, получаешь все кадровые характеристики в своей компании, данные со всех работных и государственных сайтов и социальных сетей, можешь сделать выборку по интересующему направлению, например, сколько времени из времени работы по трудовой книжке человек был в отпусках.