В изучении аспектов по эффективному менеджменту руководители часто сталкиваются с необходимостью определить эффективность производства того или иного сотрудника, а иногда и отдела в целом. Данный момент часто подводит к другому понятию — что такое фотография рабочего времени. Такое понятие включает в себя наблюдение и анализ ситуации с распределением и использованием такого ресурса, как время.

Карта фотографии рабочего времени

На основании проводимых исследований по временным затратам производства составляется карта фотографии рабочего времени. Данный документ является наглядной возможностью проанализировать ситуацию с текущей производительностью. На основе карты можно решить следующие вопросы:

• установить уровень затрат на содержание каждого работника и отдела;
• распределить время работы таким образом, чтобы использовать его наиболее продуктивно;
• своевременно зафиксировать потери, а также принять меры для исключения подобных случаев в дальнейшем;
• провести анализ эффективности работы сотрудников, сравнить производительность схожих должностей;
• подобрать возможность для мотивации работников и повышении их производительности;
• проанализировать оптимизацию места работы, а также его влияние на потери.

В итоге карта становится основным материалом, на основании которого проводится всесторонний анализ общей ситуации.

По результатам фотографии рабочего времени рассчитывают коэффициенты эффективности. Данный показатель основывается на соотношении фактического показателя к предписанной норме. То есть при четком следовании плану коэффициент будет равен единице. Однако на практике он обычно или превышает показатель или является меньшим.

Виды фотографии рабочего времени

В качестве определения основных видов используют классификацию по охвату лиц. В итоге для изучения временных затрат применяются следующие виды фотографии:

• индивидуальная фотография рабочего времени — наблюдение за отдельным работником и составление соответствующего плана с целью изучения его временных затрат в процессе осуществления трудовой деятельности;
• массовая фотография рабочего времени — данный анализ проводится для наблюдения за определенной группой лиц, при этом данные вносятся по каждому из них и нужны для сравнения производительности;
• бригадная — этот вариант часто идентифицируют как массовый, но он может относиться не к анализу отдельных лиц в составе группы, а к составлению плана по отдельному подразделению, принимаемому в качестве штатной единицы.

При этом для проведения массовых наблюдений важно определить временные интервалы для каждого из сотрудников, если сравнивается их производительность. Это обусловлено тем, что в один и тот же момент работники могут выполнять разную работу. Поэтому для определения эффективности используют установленное значение — к примеру результат определенных действий за половину смены.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Вопрос о том, кто должен проводить фотографию рабочего времени, не имеет однозначного ответа. Для наблюдения и аттестации составляется комиссия, в которую могут включаться следующие специалисты:

• инженеры, в том числе и главный инженер;
• менеджеры и сотрудники по кадрам или по вопросам управления;
• сотрудники бухгалтерского отдела;
• специалисты по охране труда.

При этом составляемая комиссия может включать в себя и одного сотрудника, особенно если речь идет о проведении индивидуального анализа деятельности офисного работника.

Методы проведения фотографии рабочего времени зависят от отдельных этапов и условно делятся на три категории:

• подготовление — главная задача данных действий заключается в ознакомлении с регламентированными условиями труда, а также подготовке документации для заполнения;
• наблюдение — на данном этапе основным методом является фиксирование совершаемых действий и время, требуемое на их выполнение;
• анализ — в данном случае используемые методы включают в себя сбор полной информации, ее структуризацию и оптимизацию.

На основе полученной карты выявляется время, которое работник затрачивает на каждый вид деятельности отдельно, а также общее соответствие средним показателям по норме. Оценивающие методы проводят сравнительный анализ и определяют ценность сотрудника и соответствие его труда временным затратам.

Оценка тяжести труда на основе фотографии рабочего времени

На основе полученных результатов и карты фотографии рабочего времени составляется не только оценка работника, но и условий его труда. Это необходимо для того, чтобы оценить влияние места работы и оборудования на продуктивность труда.

Также осуществляется анализ тяжести труда. Такая аттестация может проводиться службой охраны труда, для определения соответствия текущих условий предписанным нормам.
Фотография рабочего времени является документом, на основании которого определенную оценку может составить не только комиссия, но и сам руководитель. Проанализировав полученные данные, он может принять решение о повышении или понижении заработной платы, расширении штата или функциональных обязанностей. Оценка тяжести труда и производительности позволяет установить распределение нагрузки как на отдельных сотрудников, так и на подразделения компании.

Фотография и хронометраж рабочего времени

Фотография рабочего времени используется для определения полной картины временных затрат. То есть она фиксирует время, которое к примеру в течение дня работник потратил на разные виды работ, разговоры с коллегами, перекуры и обед.

В отличие от общей карты хронометраж отмечает отдельные процессы трудовой деятельности. К примеру описание изготовления детали с посекундным указанием каждого из этапов.
Инициатором хронометража может быть кто угодно, от руководителя, до самого работника. Составление подобного отчета не требует создания отдельной комиссии. Сотрудник сам может организовать хронометраж своей производительности для самоорганизации.

При инициативе руководства обычно привлекается дополнительный специалист, который не только фиксирует время, но может и оценить действия сотрудника. Это необходимо для того, чтобы проанализировать и по возможности оптимизировать его действия.

финансист, руководитель проекта FinProject

Катя Янышена - финансист c опытом работы на различных должностях от кассира и бухгалтера до финдира. Редактор сайт Анна Печерная встретилась с Катей, чтобы поговорить о том, какие задачи ей помогал решать в работе такой инструмент, как фотография рабочего дня (далее ФРД).

В частности, это идеальный вариант узнать, почему сотрудник не справляется со своими задачами и принять решение - нанять еще одного сотрудника или оптимизировать работу.

Как и кто может проверить загруженность

Допустим, приходит к начальнику сотрудник с просьбой о повышении зарплаты, потому что он очень загружен. Но повышение ведь не добавит ни сил, ни времени в сутках. Оно придаст мотивации на небольшой период времени, но это не долгосрочное решение (как наем помощника или оптимизация рабочего времени).

«Довольно часто у руководителей, особенно если речь идет о малом бизнесе с линейной структурой, просто нет физической возможности понять, действительно ли сотрудники так загружены, как говорят, или прибегают к манипуляции»

Чтобы разобраться с загруженностью сотрудника, нужно самостоятельно, а лучше привлечь для этого независимого эксперта, разложить рабочий день персонала на составляющие. Это должен быть специалист определенного профиля либо опытный в данной сфере эйчар.

«Для анализа рабочего дня сотрудника привлеките независимого профильного специалиста. Он не заангажирован и выскажет свое мнение, поскольку дорожит своей репутацией и не вовлечен в подковерные игры. И, как правило, к такому специалисту потом обращаются за комплексными проектами. Проблема с занятостью ‑ зачастую только верхушка айсберга»

Особенности фотографии дня для разных сфер деятельности

Если рядом есть проверяющий или начальник, сотрудник работает не так, как когда никого рядом нет. Так что ФРД отлично применяется в тех областях, где люди контактируют непосредственно с потребителями. Сотрудники ведут себя непринужденно, не зная, что пришел проверяющий.

Когда речь идет, например, о финансах и бухгалтерии, тут достаточно пару дней посидеть возле человека, считает Катя. Первые 2-3 часа он пытается как-то помнить о том, что рядом сидит чужой человек. А потом привыкает, начинает звонить няньке, мужу и т.д.

Для творческих профессий ФРД не применяется, тайминг тут неэффективен. Но иногда и тут нужен, чтобы оценить трудозатраты и правильно сформировать стоимость предлагаемых услуг. Полученными цифрами можно оперировать в переговорах с клиентом о цене, а также понимать, хватит ли человекоресурсов выполнить проект или нужно привлекать дополнительных людей.

Анализ ФРД

Приглашенный специалист фиксирует все действия и их продолжительность. Затем распределяет по группам:

Коммуникации,

Выполнение профильной работы

Вычитая непрофильное, получает время, когда человек фактически работал.

Когда у человека коммуникация занимает большинство времени, прослеживается желание помочь, сделать что-то для кого-то, то вполне возможно человеку не хватает общения, и он не на своем месте.

«Фотография рабочего дня делается не для того, чтобы снять с сотрудников клеймо, что они что-то делают не так, а для того, чтобы найти причину того, что идет не так как должно бы»

Если ФРД проводилась для отдела, то можно проследить, где дублируются функции, на каких этапах есть лишняя бумажная работа.

Самое интересное, что ФРД может показать, что причина не в одном человеке, а в неправильно организованных процессах в компании.

Пример: Катя сделала ФРД в компании, в которой работала финдиром. Сотрудники были недовольны финансовой службой, которая якобы тормозила процессы. ФРД показала, что процессы тормозятся до входа в финансовый департамент. Не бухгалтер несвоевременно выписывает документы, а менеджеры вовремя не подают документы или информацию, и не по своей вине, а потому что производственный департамент не укладывался в график и т. д. Проблема была не в финансовой службе, не в менеджерах и даже не в производстве, а гораздо глубже, и изменения надо было начинать с высшего звена менеджмента.

Проанализировав ФРД, консультант предлагает действия по улучшению ситуации. Чтобы понять эффективность введенных изменений после первой ФРД, нужно сделать ее несколько раз, чтобы увидеть динамику, успешно ли введены предложенные изменения.

«Приглашать специалиста и делать ФРД имеет смысл только тогда, когда руководство готово к изменениям. Если не готово, то выявление причины не изменит самой ситуации. Если проблема копилась годами, то за один день она не решится. Проблему можно понять и за полчаса, но для того, чтобы предложить решение, надо провести работу»

Причины чрезмерной загрузки, которые выявляет ФРД

1. Непрофильное использование рабочего времени.

Пример. Собственник одной небольшой компании пригласил Катю проанализировать ситуацию, в которой бухгалтер сетовала о том, что «ничего не успевает». ФРД выявила, что она неэффективно выполняет ряд операций. Катя предложила варианты для более быстрого решения задач. Но в ответ прозвучало: «Оставьте меня в покое. Я так привыкла». Дальше больше. После вычитания непродуктивных действий оказалось, что из 8 часов человек работает всего 2 часа. Собственник же был готов и автоматизировать процессы, и помощника взять, но все это было отвергнуто, имела место манипуляция со стороны сотрудника.

1. Неправильно организованный рабочий день по вине самого сотрудника либо работодателя.

«Я как специалист с определенным опытом понимаю, сколько занимает времени та или иная операция или действие. И если человек делает что-то в Excel и при этом пользуется калькулятором, то мне понятно, о какой не производительности идет речь. Проблема тут не только в неэффективном использовании рабочего времени, но и в нехватке знаний, либо в нежелании ими пользоваться»

1. Выполнение дополнительных функций.

Катя отметила, что сейчас стали популярными такие гибридные должности, как секретарь-водитель, финдир-кассир или офис-менеджер с функциями личного помощника.

«Если человек большую часть времени занимается непрофильной работой, то он как специалист деградирует. Тут важен приоритет для человека - потеря квалификации или кратковременный дополнительный заработок. Согласится на это можно только если дополнительная работа не отразится на основной работе и если есть внутренние резервы»

1. Реальный перегруз.

Пример. Были случаи в практике у Кати, когда бухгалтер действительно была чрезмерно загружена: «Бухгалтерия была в идеальном состоянии, чего я за 16 лет не видела. Главбух справлялась с еще двумя помощниками с таким объемом работы, что нужны были еще 2-3 человека».

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

• Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
• Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
• Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
• Точное установление структуры рабочего времени.
• Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
• Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
• Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
• Установление работающих методов повышения эффективности.
• Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
• Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

• Выявление «утечек» времени в течение дня.
• Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
• Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
• Создание временных нормативов.
• Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
• Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

• Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
• Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
• Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

• Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
• Анализируемое время подразделяется на интервалы.
• Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

• Рядовые инженеры и главный инженер.
• Менеджеры, представители отдела кадров.
• Представители бухгалтерского отдела.
• Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

• Название документа.
• Наименование компании или ее структурного подразделения.
• Инициалы работника, за которым наблюдали.
• Образование сотрудника, степень его подготовки.
• Занимаемая должность.
• Название исполняемой работы.
• Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

• Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
• Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
• Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
• Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

• Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
• Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
• Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
• Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Фотография рабочего времени (рабочего дня)

Одним из основных методов изучения затрат рабочего времени на протяжении смены или за более короткий период является фотография рабочего дня . Анализ данных, полученных с помощью данного метода, позволяет составить баланс рабочего времени, провести анализ его использования и выявить резервы повышения продуктивности труда.

Обработку результатов, полученных с помощью фотографии рабочего дня, начинают с вычисления длительности отдельных затрат рабочего времени (в минутах). Для определения длительности любого действия с текущего времени, записанного в данной строке, отнимают текущее время, записанное в предыдущей строке. Следующим этапом в обработке материалов фотографии является простановка индексов для каждого зафиксированного явления в соответствии к принятой классификации затрат рабочего времени. Потом составляют сведение одноименных затрат рабочего времени, то есть все действия, которые имеют одинаковый индекс, объединяют в одну группу. Сведение одноименных затрат приведено в таблице ниже.

Сведение одноименных затрат рабочего времени

Одноименные затраты рабочего времени	Индекс	Сумма времени, мин.
Всего

После составления сведения одноименных затрат рабочего времени составляется баланс рабочего времени составляется баланс рабочего времени (фактический), который показывает, как используется рабочее время при существующей организации труда.

Баланс Рабочего времени (фактический)

Затраты рабочего времени	Индекс	Минуты
Работа
Основная
Вспомогательная
Обслуживание рабочего места
Итого работа
Перерывы
Технологические
Организационно-технические
Регламентированные (На отдых и личные потребности)
Зависят от работников (лишние)
Итого перерывы
Итого

Для составления проектируемого баланса рабочего времени (нормального) нужно проанализировать все фактические затраты рабочего времени, установить их необходимость для выполнения данной работы и определить их абсолютную величину. При этом необходимо учитывать все производственные возможности рабочего времени, передовой производственный опыт и рациональную организацию труда.

Анализ способов использования рабочего времени проводят на основании нескольких повторных фотокарточек (не менее трех), так как единичная фотография рабочего времени не дает необходимого материала для анализа.

Анализ данных про использование рабочего времени при выполнении анализированной работы представлен в таблице ниже.

Анализ затрат рабочего времени завершается составление проектируемого баланса рабочего времени, который показывает рациональное использование рабочего времени. В проектируемом балансе рабочего времени предполагаются только необходимые затраты рабочего времени. В него не должны входить потери рабочего времени, которые зависят от исполнителя, связанные с нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу, посторонние разговоры, преждевременный уход с работы), а также перерывы по организационно-техническим причинам, которые связаны с неполадками на производстве (отсутствие электроэнергии, отсутствие тары, поломка оборудования и др.).

Затраты рабочего времени на подготовительно-заключительную работу, обслуживание рабочего места и отдых работника в проектируемом балансе рабочего времени устанавливается на основании действующих нормативов (если они есть), или на основании фотографий рабочего времени передовых работников (не менее трех фотографий).

Анализ использования рабочего времени

Затраты рабочего времени		Даты фотографий рабочего Времени и фамилии рабочих			Фактический баланс рабочего времени
					сумма, мин.	Средняя длительность
Работа
Подготовительно-заключительная
Основная
Вспомогательная
Обслуживание рабочего времени
Перерывы
Технологические
Организационно-технические
Регламентированные (на отдых и личные нужды)
Зависят от рабочего (лишние)
Всего

Время оперативной работы в проектируемом балансе рабочего времени устанавливается при условии, что нормальная длительность рабочего дня (Т см ) исполнителя состоит из необходимых затрат рабочего времени на подготовительно-заключительную (Т пз ), основную (Т о ), вспомогательную работу (Т всп ), обслуживание рабочего места (Т обсл ) и регламентируемые перерывы на отдых и личные нужды (Т рп ). Формула представлена ниже.

Т см = Т пз + Т о + Т всп + Т обсл + Т рп

Если нормальные затраты рабочего времени на подготовительно-заключительную работу, обслуживание рабочего времени и отдых устанавливаются в минутах на смену, то время оперативной работы будет составлять:

Т оп = Т см - (Т пз + Т обсл + Т рп )

Где Т обсл, Т см - с нормального баланса рабочего времени.

Если время на отдых дается в процентах от оперативного времени, то формула проектируемого баланса рабочего времени будет представлена так:

Где α – время на отдых в процентах от оперативного времени (Т оп с проектируемого баланса рабочего времени)

В бланке фотографии рабочего времени фактический и проектируемый балансы рабочего времени для удобства объединены в одну общую форму

Баланс рабочего времени

Затраты рабочего времени		Фактический		Проектируемый
Работа
Подготовительно-заключительная	ПЗ
Основная
Вспомогательная	ВСП
Обслуживание рабочего времени	ОБСЛ
Итого
Перерывы
Технологические	ТП
Организационно-технические	ОТП
Регламентируемые (на отдых и личные нужды)	РП
Зависят от работника (лишние)	ЗП
Итого

Использование рабочего времени исполнителя характеризуется коэффициентом использования рабочего дня, который устанавливается как с фактического, так и с проектируемого балансов рабочего времени.

Коэффициент фактического использования рабочего времени и уровень занятости основной работой рассчитываются по средним затратам времени (на основании не меньше трех фотографий рабочего времени). Эти же проектируемые коэффициенты устанавливаются на основании проектируемого баланса рабочего времени.

Исполнителя равняется отношению суммы рабочего времени на работу и регламентируемых перерывов на отдых к длительности смены, то есть:

Где Т з – время занятости, минут.

Уровень занятости основной работой равняется отношению времени основной работы к длительности смен и выражаются в %, то есть:

Определяя фактические и проектируемые коэффициенты использования рабочего времени и уровень занятости основной работы, можно сделать выводы про улучшение использования рабочего времени.

При нормальном использовании рабочего времени коэффициент использования рабочего дня равняется единице. Низкий коэффициент использования рабочего дня может быть вызван тем, что работник недостаточно загруженный в течении рабочего дня, за ним закреплено недостаточно машин (аппаратов, агрегатов) для обслуживания, или он плохо выполняет свои обязанности (не поддерживает чистоту на рабочем месте, недостаточно часть проверяет ход технологического процесса и др.)

Вместе с этим высокие показатели фактического использования рабочего времени не всегда характеризуют его полную и эффективную загрузку, а только его занятость, которая может быть вызвана исполнением разных лишних действий (Чрезмерно частая уборка рабочего места, отбор проб смазки и регулировка оборудования и др.)

Возможное повышение продуктивности труда за счет устранения потерь рабочего времени состоит из:

1)организационно-технических причин:

Пвр от – потери рабочего времени по организационно-техническим причинам, минуты.

То – Время основной работы по фактическому балансу рабочего времени, минуты.

2) причин, которые зависят от работника:

Т зп – время перерывов, которые зависят от работника, по фактическому балансу рабочего времени, минуты.

Т ф олн, Т н олн – время на отдых и личные нужды по фактическому и проектируемому балансам рабочего времени (если на отдых потрачено меньше времени, чем установлено по нормативам, то величина в скобках будет с минусом), минуты.

Общее возможное повышение продуктивности труда составит:

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

1. Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
2. Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
3. Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
4. Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
5. Варианты установки норм продуктивности труда.
6. Причины невыполнения существующих рабочих норм.
7. Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
8. Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют .

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

• ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
• Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
• Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
• Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
• Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

1. Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
2. Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
3. Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:

• Название компании, ее структурного подразделения.
• Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
• В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
• Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

1. Включение компьютера – 5 минут.
2. Перекур – 10 минут.
3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

• Подготовительно-заключительные действия.
• Время на обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.